نظم المعلومات في خدمة التنمية
إدارة البيانات والمعرفة
تعرفت في هذه الوحدة على مفهوم نظام المعلومات ومكوّناته وعناصره وما هي عمليات الأعمال وطرق الحصول على نظم المعلومات وأيضًا دورة حياة تطوير نظام المعلومات. وها قد أنشئت نظام المعلومات الخاص بك. ولكن ما هي مدخلاتك لهذا النظام؟ وما هي المخرجات منه؟
في الدرس الأول من الوحدة تعرفت إلى المفاهيم الأساسية الخاصة بنظم المعلومات والتي من بينها البيانات والمعلومات. تُعد البيانات المدخل لنظام المعلومات ليقوم بمجموعة من العمليات عليها ومن ثم يُعطي المعلومات والتي تُعد من المخرجات وحتى يتم ذلك لا بُدّ من أن تتمتع البيانات بـ:
1- جودة عالية بحيث تكون دقيقة وكاملة وحديثة وغير متناقضة.
2-ذات صلة بالمؤسسة.
3- يمكن الوصول إليها عند الحاجة وفي الوقت والسرعة المناسبة.
تعلمت أن البيانات هي الوصف المبدئي للأشياء والأحداث والنشاطات التي يُمكنها امتلاكها أو تسجيلها، والمعلومات هي مجموعة من البيانات المنظمة والمنسقة التي تمّت معالجتها ثم تطبيقها وتحليلها وتنظيمها وتلخيصها وفي هذا الدرس سنتعرف على مفهوم المعرفة وعلاقتها بالبيانات والمعلومات.
 |
ما هي المعرفة؟
هي عبارة عن معلومات تم تنظيمها ومعالجتها لتحويلها إلى خبرة.
أيضًا هي الحصيلة النهائية لاستخدام المعلومات من قبل صناع القرار والمستخدمين الذين يحولون المعلومات إلى معرفة وعمل مثمر يخدمهم ويخدم مجتمعهم.
أي أنها المعلومات التي تم دمجها مع الخبرة الشخصية فأصبح لدى الشخص معرفة.
المعرفة نوعان: معرفة ضمنية ومعرفة ظاهرة.
| المعرفة الضمنية | المعرفة الظاهرة | |
|---|---|---|
| ما هي | المعرفة المخزنة في عقول الأفراد | معرفة مكتوبة وموثقة |
| آلية الحصول عليها |
1- الخبرة المتراكمة للعاملين في منظمة الأعمال 2- بواسطة تحليل البيانات |
من البيانات والمعلومات المتوافرة والمكتبوبة والمحفوظة |
| كيفية استخلاصها | 1- تقنيات التنقيب في البيانات | السجلات والكتب |
| مثال عليها |
البرمجة. لعب كرة القدم. السباحة قيادة السيارة |
كتالوج تركيب منتج معين من خلال خطوات. كتالوج استخدام جهاز معين. |
| سهولة نقلها للآخرين | يصعب نقلها | يتم نقلها بسهولة من الوثائق. |
نشاط (4-8):
1- طريقة تحويل البيانات إلى معلومات:
مثال قيادة السيارة:
أنت تعرف أجزاء السيارة البسيطة والتي تستخدمها للقيادة وتعرف بأن دعسة البنزين لإعطاء السيارة الوقود ودعسة البريك لتخفيف السرعة أو إيقاف السيارة وتعرف استخدامات الغماز.
المعالجة: تعلّم قيادة السيارة نظريًّا وعمليًا.
المعلومات: المعلومات التي أصبحت تمتلكها بعد أخذك رخصة قيادة السيارة.
2- طريقة تحويل المعلومات إلى معرفة:
المعرفة: هي ما اكتسبته أثناء قيادتك السيارة بنفسك وأصبحت تتقنها.
تم تحويل البيانات إلى معلومات من خلال التدرب ونقلها من شخص يمتلكها بشكل مباشر إلى شخص لا يمتلكها أو يمتلك بعضّا منها.
تم تحويل المعلومات إلى معرفة من خلال الممارسة والخبرة الشخصية.
3- الفرق بين المعرفة الضمنية والمعرفة الظاهرة: تمت الإجابة عنه في الجدول أعلاه.
1- إدارة البيانات:
حجم البيانات التي يتم حفظها في مؤسسة الأعمال ضخم جدًا ويحتاج إلى إدارة للحفاظ على هذه البيانات لتكون ذات جودة عالية.
المشاكل المتعلقة بالبيانات الضخمة:
تخيل المثال الآتي لمعرفة ما هي المشاكل التي تواجهها:
لنتخيل معًا نظام المعلومات الخاص في بنك معين له عدة فروع في مدن ودول مختلفة العالم ومن خلال أي فرع يستطيع العميل القيام بفتح حساب أو سحب رصيد أو إيداع وتحويل أموال. تخيل عدد العملاء لهذا البنك الموزعين في شتى بقاع الأرض. وتخيل حجم البيانات الضخمة التي يقوم البنك بحفظها وتذكر دائمًا أنّ على البنك الاحتفاظ بهذه البيانات جميعها وعدم التخلص منها؛ فما هي المشاكل التي ستواجه هذا النظام برأيك؟
تكمن المشاكل التي تواجه البيانات فيما يأتي:
- حجم البيانات الهائل التي يمكن أن تتوفر في منظومة الأعمال. حيث يتم الاحتفاظ بحجم هائل من البيانات القديمة لفترة زمنية طويلة لغايات المراجعة والتحليل وكذلك إدارة البيانات الجديدة المتدفقة.
- توزيع البيانات في منظومة الأعمال على عدة أجهزة وفي عدة أماكن وبأشكال مختلفة.
- تعدد مصادر البيانات التي تدخل إلى نظام المعلومات، حيث أن بعض هذه البيانات تأتي من مصادر داخلية في منظمة الأعمال أو مصادر شخصية من تقارير أو آراء، وكذلك مصادر خارجية مثل البيانات الحكومية أو قواعد البيانات التجارية.
الحلول:
يتم تنظيم الحجم الهائل من البيانات من خلال:
1- قواعد البيانات (Database).
2-مستودعات البيانات (Data Warehouse).
أ- نظام إدارة قواعد البيانات:
قواعد البيانات (Database): هي مجموعة من البيانات المنطقية المترابطة، والتي تُخزن في نظام المعلومات لخدمة هدف محدد في المؤسسة .
يتم استخدام نظام إدارة قواد البيانات (Database Management System /DBMS) لإدارة هذه البيانات والتعامل معها؛ مهمة هذا النظام تمكين المستخدم من الإضافة والحذف والتعديل للبيانات، وكذلك الوصول إليها واسترجاعها وتحليلها.
مثال على نظم إدارة قواعد البيانات: برنامج قواعد البيانات أكسس (MS-ACCESS).
ب- مستودعات البيانات:
مستودع البيانات هو مخزن للبيانات يتم تنظيمها داخله بحسب مواضيع معينة لخدمة عمليات اتخاذ القرار.
فمثلا يمكن تخزين جميع البيانات المتعلقة بعملية الشراء فقط لمؤسسة معينة في مخزن بيانات واحد، حيث يسَهل تنظيم البيانات بهذا الشكل عملية تحليل البيانات، والتنقيب فيها، ومن ثم اتخاذ القرار المناسب لحل مسألة معينة تتعلق بعملية الشراء للبضائع.
ممّا تتكوّن مستودعات البيانات:
تتكون مستودعات البيانات عادة من بيانات مؤرخة (أي أنّ تاريخ استخراجها موثق) تم استخراجها من البيانات الموجودة في قواعد البيانات المستخدمة في التطبيقات التي تحدث عليها الكثير من عمليات الإدخال والتحديث، كما ويمكن أن تحتوي على بيانات من مصادر أخرى كالملفات النصية والوثائق الأخرى ومن سماتها أنها متغيرة حسب الوقت.
إذًا طرق الحصول على البيانات المخزنة في مستودعات البيانات:
1- قواعد البيانات.
2- مصادر أخرى كالملفات النصية والوثائق الأخرى.
2- إدارة المعرفة Knowledge Management
إدارة المعرفة: هي عملية تساعد المنظمة لتحديد واختيار وتنظيم وتوزيع ونقل المعلومات المهمة والخبرات المكتسبة.
بعض العمليات التي تتضمنها إدارة المعرفة:
1- اكتساب المعرفة،
2- الابتكار.
3- معالجة المعرفة.
4- تخزين المعرفة.
5- مشاركة المعرفة والاستفادة منها.
الوظيفة الأساسية لإدارة المعرفة في أي منظمة أعمال تتلخّص بـ:
أ. إدارة هذه العمليات.
2.تطوير الأنظمة المستخدمة لدعم وتحفيز الأشخاص على المشاركة في عمليات إدارة المعرفة.
3. تحسين مجموعة معارف منظمة الأعمال لتحسين السلوك المؤسسي للمنظمة وللعاملين فيها والقدرة على اتخاذ القرارات الصائبة والدقيقة.
للحصول على المعرفة يجب تشجيع الناس على مشاركة معارفهم وخبراتهم التي اكتسبوها حيث أن كثيراً من المعارف والخبرات التي يمتلكها الناس ومنهم الموظفون غير مكتوبة أو موثقة بأي شكل.
تُستخدم نظم إدارة المعرفة (KMS) لتنظيم المعرفة وللتعامل مع القضايا المتعلقة بإدارتها بمساعدة الحاسوب. يتم عادة استخدام هذه النظم والتقنيات المرتبطة بها لمساعدة منظمات الأعمال للاستفادة القصوى والفاعلة من المعرفة التي تمتلكها.
تعتبر نظم إدارة المعرفة من التطبيقات للأعمال الإلكترونية المعتمدة على الحاسوب لمنظمة معينة لدعم مختلف عمليات إدارة المعرفة.
يتم تخزين المعارف المختلفة في مخازن تسمى مخازن المعرفة (Knowledge Repository).
تُعتبر مخازن المعرفة قاعدة بيانات لحفظ النصوص بطريقة منظمة يتم الرجوع إليها واستخدامها كلما دعت الحاجة إلى ذلك. كما أن هناك عدة أنواع من أنظمة إدارة المعرفة والتي تستخدم لغايات المساندة في عملية اتخاذ القرار.