هناك بعض التعريفات الأساسية المرتبطة بنظم المعلومات مثل البيانات والمعلومات والمعرفة :
1 ـ المعرفة : هي عبارة عن معلومات تم تنظيمها ومعالجتها لتحويلها إلى خبرة ، أو هي الحصيلة النهائية لاستخدام المعلومات من قبل صناع القرار والمستخدمين الذين يحولون المعلومات إلى معرفة وعمل مثمر يخدمهم ويخدم مجتمعهم .
2 ـ إدارة البيانات : الحفاظ على البيانات لتكون ذات جودة عالية يحتاج إلى إدارة ذات فاعلية لمواجهة المشاكل المتعلقة بهذه البيانات والتي تشمل :
أ ـ حجم البيانات الهائل الذي يمكن أن يتوفر في منظومة الأعمال .
ب ـ توزيع البيانات في منظومة الأعمال على عدة أجهزة وفي عدة أماكن وبأشكال مختلفة .
ج ـ تعدد مصادر البيانات التي تدخل إلى نظام المعلومات .
•• نظام إدارة قواعد البيانات : هي مجموعة من البيانات المنطقية المترابطة التي وجدت لخدمة هدف محدد في المؤسسة والمخزنة ضمن نظام المعلومات .
•• مستودعات البيانات : يمكن تعريفها بأنها مخزن للبيانات تنظم حسب مواضيع معينة لخدمة عمليات اتخاذ القرار .
3 ـ إدارة المعرفة : هي عملية تساعد المنظمة على تحديد المعلومات المهمة والخبرات المكتسبة واختيارها وتنظيمها وتوزيعها ونقلها واستثمارها ، وتتضمن إدارة المعرفة على عدة عمليات أهمها : اكتساب المعرفة والابتكار ، ومعالجة المعرفة ، وتخزين المعرفة ومشاركة المعرفة ، والاستفادة منها .
• مخازن المعرفة : هي عبارة عن قاعدة بيانات لحفظ النصوص بطريقة منظمة يتم الرجوع إليها واستخدامها كلما دعت الحاجة إلى ذلك .
• تعد الأنظمة الذكية إحدى التطبيقات التجارية لمفهوم الذكاء الاصطناعي ، وتشمل تطبيقات الأنظمة الذكية كلا من الأنظمة الخبيرة ، ونظم معالجة اللغات الطبيعية ، ونظم تمييز الأصوات والصور وغيرها .
• يعد الذكاء الاصطناعي أحد فروع علوم الحاسوب ، وهو يهتم بدراسة منهجية تفكير الإنسان في حل المسائل المختلفة ومعالجتها ، ومن ثم تحويل هذه المنهجية أو ترجمتها إلى برامج وتطبيقات حاسوبية للاستفادة من قدرة الحاسوب على حل المسائل المعقدة بطريقة أسرع وتمكنه من حل عدد هائل من المسائل بوقت أقصر .
1 ـ النظم الخبيرة : النظام الخبير : هو برنامج حاسوبي يحاكي طريقة حكم الإنسان وسلوكه أو منظمة لديها المعرفة والخبرة الكافية في مجال معين مثل المجال الطبي .
يتضمن النظام الخبير قاعدة للمعرفة تحتوي على الخبرات المتراكمة للمؤسسة وكذلك تحتوي على ما يسمى بمحرك الاستدلال .
• من مميزات النظم الخبيرة المتطورة أنه يمكن تعزيزها بمجموعة إضافية من المعارف والقواعد ، وقد استخدمت النظم الخبيرة ولعبت دورا كبيرا في الخدمات المالية في البنوك ومؤسسات الرعاية الصحية وغيرها .
2 ـ نظم المعلومات الجغرافية : هي نظم حاسوبية تعمل على الجمع والصيانة والتخزين والتوزيع والمعالجة والتحليل والاخراج والعرض للبيانات والمعلومات التي لها علاقة بالمكان وذلك خدمة لأهداف محددة .
• يتكون نظام المعلومات الجغرافي من مجموعة من أجهزة الحاسوب والبرامج والمعلومات الجغرافية والطاقة البشرية المدربة لتقوم بتنفيذ هذه المهام .
• تساعد هذه النظم على التخطيط واتخاذ القرار فيما يتعلق بالتخطيط العمراني والتوسع في السكن وغير ذلك من المجالات الجغرافية .
تساهم نظم المعلومات الجغرافية كذلك في تحديد التجمعات السكانية والتجمعات المائية والصحراء ، ومستويات المياه بالسدود ، ويمكن باستخدام تقنيات متقدمة معرفة إن كان هذا الماء قابلا للشرب أو ملوثا .
كما يمكن استخدام هذه النظم لمعرفة النمط الزراعي السائد في منطقة معينة ، وما هي المحاصيل المزروعة في رقعة مكانية معينة ،وما أفضل المحاصيل التي يمكن زراعتها في تلك المنطقة .