مهارات أساسية في قواعد البيانات - بدء العمل

مهارات أساسية في قواعد البيانات - بدءُ العمل

 

استخدامات قواعد البيانات: 

1- إدخال البيانات وتحريرها وتنظيمها. 

2- عمل علاقات بين جداولها. 

3- إنتاج الاستعلامات للحصول على المعلومات المطلوبة من الجداول.

4- استخدام النماذج وسيلة سهلة لاستعراض أو إدخال أو تعديل البيانات. 

5- إنشاء التقارير بالاعتماد على البيانات الواردة في قاعدة البيانات. 

 

فتح برنامج الأكسس 2010

تتشابه برامج Microsoft Office جميعها بطريقة التشغيل وهي: 

 

الطريقة السابقة بالتأكيد خاصة بـ Windows XP ولكن تختلف الخطوات باستخدام الإصدارات الأخرى من ويندوز. 

 

سنتعرف الآن إلى الشاشة الأولى التي ستظهر لنا عند بدء العمل مع Microsoft Access 2010 وهي قائمة ملف Backstage:

* قائمة ملف (Backstage):

 

هذه القائمة تفتح تلقائيًّا، ومن خلالها يُمكنك اختيار قاعدة بيانات للعمل بها أو لعرض الخصائص المتعلقة بقاعدة البيانات المفتوحة حالياً. أجزاء قائمة ملف الرئيسة: تحتوي هذه القائمة على ثلاثة أجزاء رئيسة تظهر في الشكل المجاور:

تمعن في الصورة الآتية ولاحظ أنها قُسمت إلى ثلاثة أجزاء رئيسة وهي المكونات الرئيسة لقائمة ملف Backstage وسنتعرف على كل جزء بشيء من التفصيل: 

أ- إدارة الملفات: تظهر في هذا الجزء وهو الجزء الذي رُمِز له بالرمز أ:

1.  أوامر تستخدم للتحكم في العمل مع قاعدة البيانات الحالية.
2. فتح ملف موجود.
3. إعدادات التعديل لبرنامج أكسس.
4. تتوفر أيضًا قائمة ملفات قاعدة البيانات المستخدمة سابقاً لتسهيل الرجوع إليها وهي في الشكل السابق الموظفون والجامعة وهيئة التدريس.

 

ب- القوالب: تُوفر قوالب قواعد البيانات المُعدة مسبقاً للاستخدام مع برنامج أكسس وهي الجزء الذي رُمِز له بالرمز ب في الشكل السابق.

 

ج- خصائص قاعدة البيانات: تظهر في هذا الجزء التفاصيل المتعلقة بقوالب قاعدة البيانات التي اخترتها.

 

 إغلاق برنامج أكسس 2010:

تتشابه برامج Microsoft Office جميعها بطريقة الإغلاق وهنا سنذكر طريقتين لإغلاق البرنامج وهما: 

 

أ- استخدام زر الإغلاق في الزاوية اليسرى العلوية للنافذة كما هو موضح في الصورة.
ب- اختيار الأمر إنهاء من قائمة ملف.

 

أجزاء الشّاشة الرئيسية:

الصورة الآتية تُظهر الأجزاء الرئيسية لشاشة برنامج Microsoft Access 2010:

 

لنأخذ كل جزء من الأجزاء بشيء من التفصيل: 

أ- شريط العنوان (Title bar): اعتدنا على مشاهدة هذا الشريط في جميع النوافذ تقريبًا حيث أنه يظهر عادةً في أعلى النافذة، ويحتوي على أدوات التحكم في النافذة وهي أزرار (الإغلاق، والتكبير، والتصغير)، واسم البرنامج Microsoft Access، واسم الملف (اسم قاعدة البيانات وهي هنا طلاب 3)، ويمكن أن يظهر عليه شريط أدوات الوصول.

ب- شريط التبويبات (Tabs bar): يحتوي على مجموعة من التبويبات مثل (ملف، الصفحة الرئيسية، إنشاء، بيانات خارجية وأدوات قاعدة البيانات)، حيث تحتوي كل من هذه التبويبات على مجموعة أوامر تستخدم لتطبيق بعض العمليات في البرنامج.

 

ج- شريط الرسائل (Message bar): لعلك لاحظت ظهور شريط أصفر بشكل متكرر عند استخدامك لبرامج Microsoft Office. يعمل هذا الشريط على التنبيه حول عناصر قد تكون غير آمنة في ملف قاعدة البيانات التي تستخدمها، وغالباً ما يكون التحذير لأمرٍ آخر، مثل فتح ملف من موقع غير موثوق به.

 

د- جزء التنقل (Navigation Pane): يُستخدم للعرض والبحث والعمل مع الكائنات المختلفة في قاعدة البيانات، بما في ذلك الجداول والنماذج والتقارير والاستعلامات، وبصورة افتراضية يكون جزء التنقل مخفياً، ولعرض محتوياته انقر على زر فتح/إغلاق شريط المصراع.

 

مفاهيم الكائنات الحالية الموجودة في الأكسس وهي:

1. الجدول: يتكون الجدول من سجل واحد أو أكثر، وينبغي أن يكون لكل جدول ضمن قاعدة البيانات اسم مميز خاص به.
2. النموذج: يُستخدم النموذج للتعامل مع بيانات الجدول بسهولة وذلك لعرض البيانات وتحريرها أو إدخال بيانات جديدة في سجل واحد للجدول. 
3. الاستعلام: يُستخدم لاسترجاع معلومات معينة بالاعتماد على شرط محدد. فمثلًا إذا كان الشرط سنة الميلاد 2005 فإنه يعمل على إظهار جميع سجلات الطلبة مواليد عام 2005. 
4. التقرير: هو طريقة لعرض البيانات وإعدادها لغايات الطباعة، ويمكن أن تتضمن التقارير على مُلخصات وحسابات ومخططات وأكثر من ذلك، بناءً على البيانات الراجعة من الاستعلام.

هـ - المستندات المبوبة (Tabbed Documents): يتم عرض جميع عناصر قاعدة البيانات المفتوحة في هذا الجزء من جداول واستعلامات ونماذج وتقارير ووحدات الماكرو كمستندات مبوّبة بشكل يُسهّل التنقل بينها وعرضها والتعامل معها.

و- حيز العمل (Working Area): حيز العمل هو المكان الفعلي الذي يتم العمل عليه حيث يتم في هذا الجزء فتح وعرض الجداول لتغيير البيانات، وتصميم النماذج والتقارير وبناء الاستعلامات. 

ز- شريط الحالة (Status bar): يُقدم هذا الجزء إحصاءات حيوية عن قاعدة البيانات والكائن الحالي، وفي أقصى الزاوية اليسرى أيقونات تستخدم للتبديل ما بين طرق العرض المتوفرة المختلفة لكل كائن في قاعدة البيانات. وهو يمتد على طول الجزء السفلي للشاشة،