مفهوم نظم المعلومات وعناصره

مفهوم نظم المعلومات وعناصره

تقنية المعلومات والاتصالات مصطلح أصبح رائجًا في أيامنا هذه حيث يستخدم لدعم العمليات والأنشطة في معظم المؤسسات ومنظمات الأعمال الحديثة ولعلك سمعت بنظام Openemis الخاص بمعلومات المدرسة والطلاب والمعلمين والمديرية والعلامات وغيرها. ومن المواضيع التي ستتعرف عليها عند دراسة هذه الوحدة ما يأتي:

1- مجموعة من المفاهيم والقضايا المتعلقة بنظم المعلومات الحاسوبية واستخداماتها.

2- كيف يتم بناء هذه النظم أو الحصول عليها.

3- مفهوم الأعمال الذكية.

4- تحليل البيانات وكيفية الاستفادة منها للمساعدة في اتخاذ القرارات المناسبة وخدمة للتنمية.

 

أساسيات نظام المعلومات

تُستخدم نظم المعلومات في كثير من الأماكن منها: 

1- الأسواق التجارية الكبرى.

2- دائرة الأحوال المدنية للحصول على بطاقة شخصية وجوازات السفر ودفاتر العائلة وغيرها من الأعمال. 

3- دوائر الدولة مثل دائرة الأراضي أو ضريبة الدخل.

4-البلدية.

5- البنوك للإيداع أو السحب أو غيرها من الخدمات.

ما الرابط العجيب بين جميع الأمثلة السابقة؟ 

جميع السابقة تتشارك في استخدام الموظفين لأجهزة الحاسوب ولذلك فهي تُسمى أنظمة معلومات حاسوبية. 

ما المقصود بنظام المعلومات وما المفاهيم الأساسية المرتبطة به؟

مفاهيم يجب التعرف عليها: 

تعرفت في صفوف سابقة على النظام البيئي وعرفت أنه جميع المكونات الحية وغير الحية التي تتفاعل مع بعضها البعض فما هو النظام وماذا يشمل؟

 النظام (System): هو مجموعة من المكونات تشمل الأشخاص والمصادر والمبادئ والإجراءات اللازمة لتنفيذ مهمة محددة أو لخدمة هدف محدد.

تعتبر الجامعة مثالاً على النظام والذي يشمل الطلاب والمدرسين والكليات وإدارة الجامعة والمباني والأجهزة والأفكار والقوانين بهدف تعليم الطلاب وإجراء البحث العلمي وخدمة المجتمع.

إذًا النظام يتكون من مجموعة من العناصر التي تتفاعل مع بعضها البعض لتحقيق مهمة محددة أو لخدمة هدف محدد.

البيانات (Data): هي مجموعة من الحقائق والمشاهدات والتي قد تكون أرقام أو نصوص أو رموز أو صور أو أصوات.

وهي أيضًا الوصف المبدئي للأشياء والأحداث والنشاطات التي تم امتلاكها أو تسجيلها، والتي تحتاج إلى تنظيم ومعالجة لتقدم معنى محدد.

من الأمثلة على البيانات أسماء الطلبة، أعداد الطلبة، وعلامات الطلبة. هذه البيانات يمكن أن تجمع عن طريق الملاحظة أو المشاهدة.

 

المعلومات (Information): هي مجموعة من البيانات المنظمة والمنسقة والتي تمت معالجتها ثم تطبيقها وتحليلها وتنظيمها وتلخيصها بشكل يسمح باستخدامها والاستفادة منها.

مثال على ذلك معلومات عن علامات الطلبة موزعة حسب السنوات ونسب النجاح لكل سنة ولكل فئة معينة من الطلبة.

 

لنتذكر معًا مبدأ عمل الحاسوب

المدخلات تتم معالجتها فتعطي مخرجات، تمثل البيانات المدخلات والمعلومات هي المخرجات. 

 

مفهوم نظام المعلومات (Information System)

نظام المعلومات هو نظام حاسوب يقوم على جمع ومعالجة وتخزين وتحليل وتوزيع المعلومات لخدمة هدف محدد وذلك باستخدام التقنيات المختلفة لتكنولوجيا الحاسوب، لتنفيذ المهام الموكلة لذلك النظام.

ويتكون نظام المعلومات من مجموعة من المكونات الرئيسية التي تظهر في الشكل الآتي:

 

 

إذًا يتكون نظام المعلومات من: 

1- المعدات (Hardware) وتعرفت سابقًا إلى أنها جميع المكونات المادية.

2- البرمجيات (Software): وتشمل:

 أ- الوثائق وأدلة التدريب لاستخدام النظام (Documents and Training Manuals) 

 ب- برمجيات النظام (System Software) والتي تشمل:

- نظام التشغيل.

- نظام إدارة قواعد البيانات.

- القيود التي تتحكم وتضبط عمل النظام وتوفر له الأمان الكافي من العبث أو الاختراق.

3- الأشخاص الذين يستخدمون النظام (Users) 

تعرفت في الصف الثامن على البرمجيات التطبيقية (Application Software) وعرفت بأنها تُصمم لإنجاز مهمة محددة أو عملية محددة ويتم الاعتماد عليها كثيرًا ضمن منظومة الأعمال للمؤسسة التي تستخدم نظام المعلومات لذلك تُعتبر من أهم المكونات لنظام المعلومات.

 

 

 

عناصر نظام المعلومات: 

في بداية الدرس قمت بربطه بمبدأ عمل الحاسوب وها نحن نعود إلى مبدأ عمل الحاسوب للتعرف إلى عناصر نظام المعلومات وهي مجموعة من العناصر التي تستخدم لإنجاز مهمة محددة وتشمل:

1- مجموعة من المدخلات (Inputs) والتي تمثل البيانات. 

2- مجموعة من المخرجات (Outputs) والتي تمثل المعلومات في النظام الحاسوبي والتي تُستخدم في إدارة المؤسسة وصناعة القرار واتّخاذه. 

3- مجموعة من العمليات (Processes): تتمثل العمليات في إجراء العمليات المختلفة مثل العمليات الحسابية أو عمليات استرجاع البيانات من قواعد البيانات مستخدمين المدخلات للحصول على المخرجات النهائية.

4- التغذية الراجعة (Feedback) وهي تقييم أولي للنظام وما يقوم به من مهام لغايات تحسين أداء العمليات وبالتالي تحسين نظام المعلومات بشكل كامل.

 

الشكل الآتي يمثل علاقة عناصر النظام ببعضها البعض

 

نشاط (4-1): 

1- حدد عناصر نظام العلامات في المدرسة.

أ- المدخلات: أسماء الطلبة، وعلامات الاختبارات الشهرية والنهائية وعلامات المشاركة، وعلامات التقويم الواقعي. 

ب- المعالجة: العمليات الحسابية (جمع، وطرح، وقسمة وضرب وغير ذلك) والعمليات المنطقية مثل: التصنيف، والترتيب، وغير ذلك. 

ج- المخرجات: معدلات الطلبة في المواد المختلفة خلال فصل أو سنة دراسية، والمعدلات النهائية للطلبة خلال فصل أو سنة دراسية، وعدد الطلبة الناجحين والراسبين، ونسب النجاح والرسوب، وكشف يحتوي على أسماء اأسماء مرتبة تنازليًا بناءً على علاماتهم أو معدلاتهم.

د- التغذية الراجعة: مدى رضى الطلبة عن نتائجهم، ومدى رضى أولياء الأمور، والمعلمين، والإدارة المدرسية والوزارة عن نتائج الطلبة. 

 

2- ما أهمية التغذية الراجعة في نظام العلامات؟

للتغذية الراجعة أهمية كبيرة؛ إذ أنها تقدم لجميع الأطراف (الطلبة، وأولياء الأمور، والمعلمين، والإدارة الصفية، والوزارة) معلومات عن مستوى الطلبة التحصيلي وميولهم؛ ما يسهم في بناء الخطط الإثرائية التي تعزز جوانب القوة لدى الطلبة، والخطط العلاجية التي تسهم في النهوض بجوانب الضعف لديهم. 

3- اذكر أنظمة معلومات أخرى موجودة في مدرستك، وحدد عناصرها؟

من أنظمة المعلومات في المدرسة: نظام المقصف المدرسي، نظام المكتبة المدرسية، نظام الحضور والغياب للطلبة وأعضاء الهيئتين: التعليمية، والإدارية. 

عناصر نظام المعلومات للمقصف المدرسي: 

المدخلات	البضائع، النقود
المعالجة	عمليات الشراء والبيع، العمليات الحسابية، والعمليات المنطقية مثل التصنيف والترتيب
المخرجات	أرباح المقصف المدرسي اليومية والشهرية والسنوية، وكشف يحوي أسماء أكثر البضائع مبيعًا وأقلها مبيعًا، مرتب بحسب كمية البيع لكل صنف.
التغذية الراجعة	1- مدى رضى الطلبة عمّا يباع في المقصف المدرسي.  2- مدى رضى مسؤولي المقصف المدرسي عن كمية البيع.