عمليات الأعمال
حصل هاشم على معدل 95 في الثانوية العامة الأردنية وأراد التقدم بطلب قبول موّحد للجامعات الأردنية فذهب إلى المراكز المعتمدة لبيع طلبات القبول الموّحد ودفع خمسة عشر دينارًا ثمنًا للطلب وأرسلوا له رقم البطاقة وكلمة المرور على رقم هاتفه الجوال. عاد هاشم إلى المنزل وقام بالدخول إلى موقع القبول الموّحد وادخل رقم البطاقة وكلمة المرور ثم طلب منه الموقع إدخال رقم الجلوس لامتحانات الثانوية العامة وعند إدخاله لرقمه الوطني ظهرت معلوماته الشخصية ومعدله في الثانوية العامة. ولأنه بالفرع العلمي تم فتح جميع التخصصات له وقام بتعبئة ثلاثين خيارًا للتخصصات في الجامعات الأردنية الحكومية. وطوال فترة السماح بالتعديل كان بإمكانه التعديل على خياراته ولكن عند انتهاء تقديم الطلبات لم يعدّ بإمكانه تغيير خياراته.
في وحدة القبول الموّحد تتم معالجة جميع الطلبات وترتيبها وإجراء العمليات المنطقية عليها لتحديد التخصص لكل طالب بناءً على معدله ومن ثم يتم إرسال رسالة نصية على الهاتف لهاشم لإخباره بقبوله في تخصص معين.
إنّ هذه العملية التي قامت بها وحدة القبول الموّحد تُسمى عملية أعمال؛ لاحظ بأنّ العملية كلها كانت مؤتمتة أي أنها إلكترونية ووحدة القبول الموّحد مرتبطة بمعلومات الطلبة في وزارة التربية والتعليم حيث ظهرت معلومات الطالب بمجرد إدخاله لرقم الجلوس.
عمليات الأعمال هي مجموعة من الأنشطة المختلفة المترابطة التي تؤدي إلى منتج أو خدمة ذات قيمة لخدمة المؤسسة ولأفرادها ولعملائها وشركائها.
هذه العملية لها مدخلات ومخرجات وأنشطة أو عمليات مختلفة يمكن تحديدها وقياسها من خلال معايير مختلفة مثل رضا المستخدم ومدى تقليل التكاليف (التغذية الراجعة) عند استخدام هذه الخدمة أو سرعة تنفيذها ودقة المعلومات.
لاحظ أنّ عمليات الأعمال تتضمن جميع عناصر نظام المعلومات من مدخلات ومخرجات وعمليات معالجة وتغذية راجعة.
بعض الأمثلة على عمليات الأعمال:
- عملية دفع فواتير الهاتف أو الكهرباء.
- عملية الحصول على قرض بنكي.
- عملية بيع وشراء الأراضي.
- عمليات سحب وإيداع النقود في البنك.
- عملية حجز التذاكر للسفر.
- عملية حجز غرفة فندقية.
- عملية دفع ضريبة الدخل أو ضريبة المبيعات.
- عملية التقدم بطلب موحد لدخول الجامعة كما في المثال المذكور سابقًا.
مثال آخر بسيط على إجراءات الأعمال وهي خدمة الحصول على سند تسجيل أرض (قوشان) من دائرة الأراضي والمساحة. كما يوضح الشكل.
خطوات الحصول على قوشان أرض سند تسجيل:
- الخطوة الأولى تبدأ بتعبئة الطلب الخاص بالخدمة من قبل المواطن والذي يشمل كافة المعلومات المتعلقة بطالب الخدمة وقطعة الأرض المطلوبة (حاليا هذه الخطوة تتم بشكل يدوي في دائرة الأراضي من خلال تعبئة طلب ورقي).
- في الخطوة التالية يتم الـتأكد من صحة البيانات الموجودة على الطلب بعد إبراز البطاقة الشخصية وإدخال الرقم الوطني لمقدم الطلب إلى نظام معلومات دائرة الأراضي والمرتبط مع نظام معلومات دائرة الأحوال المدنية والجوازات، وإذا لم تكن المعلومات صحيحة فيتم إشعار طالب الخدمة بوجود خطأ في المعلومات المقدمة، وإذا كانت المعلومات صحيحة يتم إرسال إشعار بدفع الرسوم إلى المحاسب ليقوم المواطن بدفع الرسوم المطلوبة نقدا.
- وفي الخطوة التالية يتم إرسال إشعار إلى قسم إصدار السندات، ثم يتوجه المواطن إلى الموظف المسؤول عن إصدار سندات التسجيل.
- يقوم الموظف بإصدار (طباعة) سند التسجيل وتوقيعه، ومن ثم تسليمه إلى طالب الخدمة.
وضمن هذه العملية تعتبر معلومات طالب الخدمة مثل الاسم والرقم الوطني وتاريخ الميلاد، وكذلك دفع الرسوم، هي مدخلات لعملية إصدار سند تسجيل أرض، ويُعتبر سند تسجيل الأرض وكذلك وصل دفع الرسوم من مخرجات هذه الخدمة.