الحصول على نظم المعلومات - شراء نظام جاهز
أراد راكان بناء بيتٍ جديد فأخبره صديقه عاصم بأن عملية البناء ستأخذ منه وقتًا طويلًا وجهدًا كبيرًا؛ عوضا عن ذلك يمكنه شراء بيتٍ جاهز يلبي معظم احتياجاته.
المثال الخاص بشراء بيت أو بناء بيت جديد يُشبه بعض الشيء عملية شراء نظام جاهز أو تطويره بمعنى تصميمه وبنائه؛ فمثلًا إذا كنت صاحب محل تجاري وأردت أن يكون محلك التجاري مؤتمتًا فهل ستشتري نظامًا جاهزًا أم أنّ لك احتياجات معينة وبعض الإضافات على النظام؟ فأيهما تُفضل وأيهما تفضل المؤسسة؟ سنتعرف في هذا الفصل على ميزات كل خيار منهما؟
أولاً: شراء نظام جاهز (Off the Shelf):
تعمل شركات تكنولوجيا المعلومات على بناء أنظمة وبيعها لمن يحتاج إليها؛ هذه الأنظمة توفر مجموعة من الحلول تتوافق مع احتياجات المؤسسات.
بعض شركات تكنولوجيا المعلومات تُقدم أنظمة لتنفيذ مهمة محددة وبعضها الآخر يُقدم حلولًا متكاملة لكافة أنشطة المؤسسة وهي ما تسمى أنظمة المعلومات المؤسسية (Enterprise Information Systems (EIS) عوضا عن امتلاك تطبيقات مختلفة من مصادر مختلفة. فمثلًا تحتاج الجامعة لنظام خاص بالقبول والتسجيل ونظام مالي ونظام خاص بالهيئة التدريسية والإدارية ونظام خاص بالطلبة فبدلًا من شراء كل تطبيق لوحده تقوم الجامعة بشراء نظام معلومات مؤسسي.
مميزات شراء نظام جاهز:
1- توفر الوقت اللازم لبناء نظام المعلومات المطلوب.
2-الكثير من التطبيقات عند شرائها تكون أقل تكلفة مقارنة بتكلفة تطويرها داخل المؤسسة.
محددات شراء نظام جاهز: يوجد العديد من المحددات منها:
1-عدم وجود إمكانية تطوير أو تعديل هذا النظام إذا كان هناك حاجة لذلك التعديل لاحقا.
2- سعر النظام وسهولة الاستخدام.
الشكل الآتي يوضح بعض المحددات الأساسية التي يجب دراستها وأخذها بعين الاعتبار عند اختيار شراء التطبيق من السوق.
سنوضح هذه المحددات بشيء من التفصيل:
1- تكلفة امتلاك نظام المعلومات: لدى كل مؤسسة ميزانية خاصة بحيث لا يُمكن تجاوز المخصصات المحددة لبند معين وبالتالي يجب أن يتناسب سعر نظام المعلومات مع الميزانية الموضوعة للمشروع ومقارنة ذلك بتكلفة بناء نظام المعلومات في المؤسسة.
2- المهام والحلول التي يقدمها النظام: مدى توافق المهام والحلول التي يقدمها نظام المعلومات مع احتياجات المؤسسة والتي تم دراستها في المرحلة الأولى.
3- الدعم الفني من المزوّد: مدى التزام وجدية مزود نظام المعلومات بالدعم الفني طيلة فترة تشغيل النظام المستخدم. ويشمل الدعم الفني:
- تقديم التدريب الفني للمستخدمين.
- إجراء الصيانة اللازمة عند الحاجة لذلك وتكلفة هذه الصيانة.
4- المرونة: المرونة في الاستخدام وفي مدى إمكانية تعديل إعدادات النظام من قبل كوادر الشركة المزودة لنظام المعلومات أو من قبل كوادر المؤسسة.
5- التوثيق: ويشمل:
- أدلة الاستخدام لنظام المعلومات.
- الوثائق الفنية المتعلقة بمهام نظام المعلومات.
6-وقت الاستجابة: والذي يقصد به الوقت الذي يستغرقه النظام للاستجابة لطلب أحد المستخدمين للنظام والوقت اللازم لتنفيذ المهام المتوفرة في النظام.
إذا كانت حاجة المؤسسة لهذا النظام أو أحد تطبيقاته لفترة محدودة فلا داعي لامتلاك النظام، فيمكن استئجاره للفترات التي تحتاجه فيها.
مميزات استئجار نظام معلومات:
1- توفر المال والوقت.
2-الحصول على آخر إصدار من النظام المزمع استئجاره.
3- تتحمل الشركة المؤجرة للنظام تكلفة صيانة وتطوير النظام.